Privacyverklaring

• Subsidie­aanvragers/subsidieontvangers (particulier en zakelijk);

• Intermediairs/gemachtigden/wettelijk vertegenwoordigers (particulier en zakelijk);

• Medewerkers van organisaties, bedrijven of samenwerkings­partners van de subsidie­ontvanger. Maar ook anderen die bijdragen aan de uitvoering van een subsidieproject;

• Derden: deelnemers aan subsidieprojecten (bijvoorbeeld werknemers die een opleiding volgen waarvoor hun werkgever subsidie heeft aangevraagd);

• Anderen die een belang hebben bij een besluit gericht aan jou (zij heten volgens de wet “Derde-belanghebbenden”);

• Medewerkers van organisaties waarmee het SNN een relatie heeft of wil hebben (zoals leveranciers of samenwerkingspartners);

• Bezoekers van het kantoorpand van het SNN;

• Bezoekers van de websites van het SNN.

Dien jij een subsidieaanvraag in (mede) namens een ander of namens een organisatie? Het SNN gaat er dan vanuit dat je zelf de betrokken personen laat weten, dat je (persoons)gegevens over hen deelt met het SNN. 

Welke persoonsgegevens gebruikt het SNN?

De meeste persoonsgegevens die we verzamelen en gebruiken, lever je zelf aan bij een subsidieaanvraag. Het komt ook voor dat iemand anders dit doet namens jou. Sommige gegevens halen wij zelf uit openbare bronnen. Bijvoorbeeld uit de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) of uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.

Ook kan het zijn dat bijvoorbeeld je werkgever een subsidie heeft aangevraagd voor een project waaraan je deelneemt.

De volgende gegevens verzamelt en gebruikt het SNN bij de afhandeling van subsidies:

• Naam | initialen, voornaam, tussenvoegsels, achternaam, geslacht, geboortedatum;

• Contactgegevens | e-mailadres, telefoonnummer, (zakelijk) adres, KVK-nummer;

• Object-informatie | (kadaster)gegevens over het subsidieobject (bijvoorbeeld een woning of gebouw);

• Financiële gegevens | (zakelijk) bankrekeningnummer (IBAN), inclusief een automatische naam-nummer controle;

• Bedrijfsgegevens | Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer (RSIN), rechtsvorm en (bedrijfsgevoelige) informatie uit subsidieaanvragen;

• Identificatienummers | projectnummers

• Digitale persoonsgegevens | IP-adres, locatie, surfgedrag, webbrowser.

Voor de uitvoering van Europese subsidieprogramma’s verzamelen en gebruiken we soms aanvullende gegevens. Die staan dan genoemd in de privacyverklaringen voor deze programma’s. Voor deze verklaringen kun je verder scrollen naar de alinea 'overige privacyverklaringen' op deze pagina. 

Zo min mogelijk gegevens 
Geef niet meer (persoons)gegevens aan ons dan nodig. Vragen we bijvoorbeeld om een bewijsstuk van een bankrekeningnummer? Lever dan een kopie aan van een bankpas (en niet een volledig bankafschrift). Haal ook gevoelige gegevens uit documenten, zoals Burgerservicenummers (BSN). Behalve als we speciaal om die gegevens vragen.

Waarom mag het SNN persoonsgegevens gebruiken?

We mogen alleen persoonsgegevens verzamelen en gebruiken om een reden die in privacywetgeving staat. De belangrijkste reden voor het SNN is het uitvoeren van een taak van algemeen belang (subsidieverlening). Deze reden staat in artikel 6, lid 1, onder e, van de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: AVG).

Andere redenen voor het SNN zijn: het voldoen aan een wettelijke verplichting, het uitvoeren van overeenkomsten, het hebben van een gerechtvaardigd belang of toestemming van de persoon. Deze redenen staan in artikel 6, lid 1, onder c, onder b, onder f en onder a, van de AVG.

Toestemming
Vragen we je toestemming voor het gebruik van bepaalde gegevens? Dan ben je vrij om te besluiten of je die toestemming wel of niet wilt geven. Als je geen toestemming geeft, heeft dat geen negatieve gevolgen voor jou. Ook mag je een gegeven toestemming op ieder moment intrekken. De intrekking geldt dan wel alleen voor toekomstig gebruik van je gegevens.

Gerechtvaardigd belang
Deze reden gebruiken we vooral voor zogenoemde bedrijfsvoeringstaken. Bijvoorbeeld het doen van een klanttevredenheidsonderzoek of het controleren van de beveiliging van onze systemen. We gebruiken deze reden niet voor de uitvoering van onze (wettelijke) taken als overheidsorganisatie. 

Strafrechtelijke gegevens
Soms verzamelen en gebruiken wij strafrechtelijke persoonsgegevens. Dit mogen wij dan doen vanwege het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering. Dit staat in artikel 10 van de AVG en in artikelen 31, 32 en 33 van de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: UAVG). Concreet gaat het in de UAVG dan om artikel 32, onder d, artikel 33, lid 1, onder b en artikel 33, lid 2, onder a en onder b.

Voor welke doeleinden gebruikt het SNN persoonsgegevens?

We verzamelen en gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Vaststellen identiteit aanvragers of begunstigden;

• Afhandelen subsidieaanvragen, contact onderhouden;

• Verslaglegging, declaratiedoeleinden, controle- en rapportagedoeleinden;

• Evaluatie, verbetering en (door)ontwikkeling van dienstverlening en beleid;

• Archivering, wetenschappelijk, statistisch of historisch onderzoek;

• Voorkomen, signaleren en onderzoeken van misbruik, oneigenlijk gebruik en/of fraude;

• Aangifte doen, informeren en/of melden van strafbare feiten bij opsporingsinstanties.

Hoe lang bewaart het SNN persoonsgegevens?

Het SNN verwijdert of vernietigt persoonsgegevens zo snel als dat kan. Dat hangt af van het doel waarvoor we de gegevens hebben verzameld. Voor veel persoonsgegevens gelden wettelijke bewaartermijnen. Een wettelijke bewaartermijn geeft aan hoe lang wij bepaalde gegevens moeten bewaren. Deze staan bijvoorbeeld in de Archiefwet en het Besluit vaststelling selectielijst archiefbescheiden provinciale organen. Verder staan er bewaartermijnen in de specifieke (Europese) regelingen die het SNN uitvoert. Bijvoorbeeld voor het JTF-programma de Verordening (EU), nr. 2021/1060. Ook kan het zijn dat we de persoonsgegevens teruggeven aan onze opdrachtgevers.

Het SNN verwerkt ook persoonsgegevens voor de bedrijfsvoering. Bijvoorbeeld als we een contract sluiten met een leverancier. Daarvoor gelden andere (wettelijke) bewaartermijnen. Zoals bewaartermijnen uit belastingwetgeving.

Met wie deelt het SNN persoonsgegevens?

Het SNN deelt persoonsgegevens met de volgende ontvangers:

• De penvoerder en/of subsidieadviseur van jouw organisatie;

• Organisaties of personen waarmee je gezamenlijk een subsidieproject aanvraagt of uitvoert;

• (Overheids)organisaties die samen met het SNN verantwoordelijk zijn voor het verzamelen en gebruiken van (bepaalde) persoonsgegevens;

• Partijen of personen die in opdracht van het SNN persoonsgegevens gebruiken (verwerkers zoals een IT-leverancier);

• Auditorganisaties die bij het SNN controles uitvoeren;

• Personen die bij het SNN werken;

• Externe onderzoeksorganisaties (bijvoorbeeld een universiteit of hogeschool).

Opdrachtgevers
Samen met onze opdrachtgevers, de drie noordelijke provincies, zijn de Algemene Beginselen van een Behoorlijke Gegevensverwerking (ABBG) opgesteld. De ABBG staat voor de algemene beginselen voor een behoorlijke gegevensverwerking. In dit document hebben wij gezamenlijke afspraken gemaakt over de wijze waarop we omgaan met nieuwe verwerkingen zodat de onderlinge verwachtingen helder zijn. 

Rijksuniversiteit Groningen
Het SNN werkt nauw samen met de Rijksuniversiteit Groningen. Dit willen we op een verantwoorde manier doen en daarom vinden wij het belangrijk dat onze gezamenlijke verantwoordelijkheden op het gebied van privacy helder zijn. Samen hebben we hierover afspraken gemaakt en deze afspraken hebben we vastgelegd in onze gezamenlijke privacyverklaring. 

Welke rechten heb je?

Als we persoonsgegevens over jou verwerken, dan heb je de volgende rechten:

• duidelijke informatie over wat het SNN met persoonsgegevens over jou doet;

• te vragen welke persoonsgegevens het SNN over jou verwerkt;

• verkeerde of onvolledige persoonsgegevens te laten aanpassen;

• te vragen om persoonsgegevens te wissen;

• te vragen om het gebruik van persoonsgegevens (tijdelijk) te beperken; 

• te vragen om persoonsgegevens te laten overdragen aan een andere partij;

• bezwaar te maken tegen het gebruik van persoonsgegevens;

• een klacht in te dienen bij het SNN en bij de toezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens.

Maak je gebruik van jouw rechten? Dan kunnen wij je vragen om je te legitimeren. Zo weten we zeker dat niet iemand anders gebruik maakt van jouw rechten. 

Soms is het SNN niet (volledig) zelf verantwoordelijk voor het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens over jou. Als dat zo is, dan zorgen we dat jouw verzoek wordt doorgestuurd naar de juiste organisatie.

We zijn niet verplicht jouw verzoek in alle gevallen toe te wijzen. Als je bijvoorbeeld een verwijderingsverzoek doet, kunnen we dat verzoek weigeren als we wettelijk verplicht zijn je gegevens te bewaren.

Een aan ons gegeven toestemming mag je op ieder moment intrekken. De intrekking geldt dan wel alleen voor toekomstig gebruik van je gegevens.

Geen geautomatiseerde besluitvorming
Wij passen geen geautomatiseerde besluitvorming toe. Dat wil zeggen dat we belangrijke beslissingen over jou nooit door alleen een computer of machine laten nemen. Daar is altijd een mens bij betrokken. 

Hoe beveiligt het SNN persoonsgegevens?

We doen verschillende dingen om persoonsgegevens te beveiligen. Voorbeelden daarvan zijn:

• medewerkers hebben een (wettelijke) geheimhoudingsplicht;

• we gebruiken alleen gegevens die echt nodig zijn voor ons werk;

• we letten er goed op dat onbevoegden niet bij onze apparatuur (computers e.d.), gegevens en dossiers kunnen;

• als een andere partij voor ons persoonsgegevens verwerkt, dan maken we daarbij afspraken;

• we updaten software regelmatig en maken back-ups van gegevens;

• onze website en de subsidieportalen werken via een beveiligde verbinding.

Waar kun je terecht met een vraag of klacht?

Heb je een vraag of opmerking? Of ben je het niet eens met de verwerking van persoonsgegevens of heb je een klacht? Dan kun je altijd contact opnemen via privacy@snn.nl. 

Wil je rechtstreeks contact met de Functionaris voor gegevensbescherming van het SNN? Stuur dan een mail naar fg@snn.nl of bel (06) 15 94 25 51.

Ook kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Overige privacyverklaringen

Voor sommige situaties is er een speciale privacyverklaring. Dat gaat om de volgende situaties:

• Gebruik van het EFRO-webportaal;

• Gebruik van het JTF-webportaal;

• Gebruik van het GLB-webportaal;

• Solliciteren bij het SNN.

Wijziging

Deze privacyverklaring kan worden aangepast. Op de SNN-website staat altijd de nieuwste versie van de verklaring.

Deze verklaring is voor het laatst gewijzigd op: 12 juni 2024