7 tips voor een succesvolle VIA-subsidieadministratie

1. Schrijf op wat je doet

Is je project afgerond? Dan checken wij of het volgens plan is uitgevoerd. Dit moet blijken uit je eindverslag. Schrijf daarom bij elke stap op wat je doet, waarom je dit zo doet en hoe het is gegaan. Vermeld het ook als je plannen zijn gewijzigd.

Een format van het eindverslag kun je op de subsidiepagina vinden (bij vaststelling even naar beneden scrollen naar het kopje downloads). Vergeet niet dat iedereen je verslag moet kunnen begrijpen. En heb je een deskundige ingehuurd voor advies? Dan moet diegene ook een verslag maken van zijn of haar werkzaamheden.

2. Heb je een overeenkomst opgesteld? Vergeet deze dan niet te tekenen!

In de overeenkomst moet staan welke partijen meewerken, wat zij gaan doen en wat er bij afronding van het project door hen wordt afgeleverd. En ook niet onbelangrijk: wanneer de overeenkomst ingaat. Tot slot willen we zien wie de overeenkomst heeft getekend en op welke datum. Houd er hierbij rekening mee dat het een fysieke handtekening moet zijn.

3. Niet wachten, maar meteen invoeren in de declaratiemodule

Heb je kosten gemaakt en betaald? Voeg je facturen en betalingsbewijzen direct toe in de declaratiemodule van je project (in het eLoket). Dan hoef je dit niet meer te doen na afronding van je project. Dit scheelt een hoop werk en vermindert het risico op fouten.

Wil je je administratie buiten het eLoket bijhouden? Dan kun je gebruik maken van een template van het eLoket. Vul de template in en importeer hem in de declaratiemodule wanneer je zover bent. Kijk voor meer uitleg in deze handleiding van de declaratiemodule.

4. Bewaar al je facturen en betalingsbewijzen

Zo kun je ons laten zien dat de gedeclareerde kosten daadwerkelijk gemaakt en betaald zijn. Op een factuur moet de volgende informatie staan:

• naam en adres van je bedrijf;
• naam en adres van de leverancier of deskundige;
• datum;
• factuurnummer;
• het bedrag exclusief btw;
• een omschrijving van de geleverde goederen of diensten.

Op een betaalbewijs moet de volgende informatie staan:

• betalingskenmerk zodat we weten om welke factuur het gaat;
• hetzelfde bedrag als op de factuur;
• datum van betaling;
• dat jouw bedrijf de factuur heeft betaald;
• naam van het bedrijf dat je betaalt;
• dit moet dezelfde naam zijn als op de factuur.
• zit je factuur in een batchbetaling? Dan hebben wij een specificatie van de batchbetaling nodig.

5. Houd je uren bij en onderteken je urenregistratie binnen de projectperiode

Hoeveel uren besteed jij of je medewerker aan het project? Houd dit bij, zodat wij het kunnen controleren. Een format hiervan vindt je op de subsidiepagina vinden (bij vaststelling even naar beneden scrollen naar het kopje downloads). Het is belangrijk dat de urenregistratie door zowel de medewerker als de leidinggevende worden ondertekend binnen de projectperiode. En zorg ervoor dat we kunnen zien wie de handtekening heeft gezet en op welke datum. Ook hierbij geldt dat het een fysieke handtekening moet zijn.

Is er geen leidinggevende die kan tekenen, bijvoorbeeld omdat je een eenmanszaak hebt? Dan kun je je samenwerkingspartner of accountant laten tekenen. Neem contact met ons op als je twijfelt wie er moeten tekenen.

6. Lever loonstroken aan, dan checken wij het uurtarief

Wij berekenen de subsidiabele loonkosten door het aantal gewerkte uren te vermenigvuldigen met het uurtarief. Het uurtarief wordt berekend op basis van de loonstroken van de eerste en de laatste maand waarin de medewerker uren voor het project heeft gemaakt. Is het loon in deze periode gewijzigd? Dan hebben we ook een loonstrook nodig van de eerste maand na de wijziging. En zorg ervoor dat het bruto jaarloon op de loonstrook staat.

Wij berekenen het uurtarief op basis van het bruto jaarloon. Hier tellen wij 32% bij op voor werkgeverslasten. Over dit nieuwe bedrag worden 15% overheadkosten berekend. De uitkomst delen we door 1720 uur op basis van een 40-urige werkweek. Om je dit gemakkelijker te maken, hebben wij een format opgesteld. Je dient alleen nog het aantal uren van de standaard werkweek, het bruto jaarloon en het parttimepercentage in te vullen.

Heb je subsidie aangevraagd in 2021? Dan kun je je format hier vinden.

7. Zet het project op je website en hang een affiche op in je bedrijf

Wie Europese subsidie ontvangt heeft een publicatieplicht. Hier voldoe je aan door je project kort te beschrijven op je website. Voeg het logo van de Europese Unie toe en zorg ervoor dat het minimaal even groot is als de andere logo’s op de site. Het logo moet zichtbaar zijn bovenaan de pagina waar de beschrijving vermeld staat (dus zonder te hoeven scrollen). Verder moet je een affiche met informatie over het project ophangen in je bedrijf. Kies een plek die goed zichtbaar is voor bezoekers en zorg dat het affiche minimaal A3-formaat is. Je vindt hier een format van het affiche.

Heb je subsidie aangevraagd in 2021? Dan kun je je format hier vinden.