Van ingewikkelde facturen tot hypotheekaanvragen: Klippa tackelt administratieve uitdagingen met AI

Zolderkamer in Groningen

Het erelijstje van Klippa in Groningen is indrukwekkend. Een plek in de top 15 van de meest succesvolle softwarebedrijven in de België, Nederland en Luxemburg. Een zevende plek op de lijst van snelst groeiende ondernemingen in Nederland. En de winst van de Groninger Ondernemersprijs 2022. “Dat zijn mooie opstekers, maar we blijven nuchtere jongens,” zegt Yeelen. 

Die nuchtere jongens, zes in totaal, begonnen in 2015 op een zolderkamer in Groningen. “Het was het einde van onze studietijd en we wilden mooie dingen maken met elkaar. Gratis tools ontwikkelen, in de hoop dat die voor een groot aantal bedrijven interessant zouden zijn. Twee jaar lang hebben we met z’n zessen gepionierd. En toen werd het een jongensboek vol avonturen.”

Groot gegroeid

Nu, bijna tien jaar later, is Klippa een internationale speler met 85 medewerkers en kantoren in Amsterdam en Roemenië. “Klein begonnen, groot gegroeid,” zegt Yeelen trots. Naast lef en een scherp oog voor innovatie, speelden subsidies daarbij een belangrijke factor. “Het verlaagt risico’s en maakt experimenteren mogelijk,” benadrukt hij. “Hoe jonger je als bedrijf bent, hoe betekenisvoller zulke subsidies zijn. Voor ons waren ze cruciaal om grote stappen te zetten in een vroege fase van ons bedrijf. Want het is heel simpel: als je meer probeert, heb je meer succes. Ik vind het supermooi dat de overheid een rol speelt om bedrijven te helpen met innoveren en de regio beter te maken.”

Ons product is onze kern, dus we houden het altijd onder eigen controle. Dat maakt het verschil, maar het betekent ook dat je werkt met zeldzame en dure mensen. Subsidies maken het mogelijk om deze investeringen te doen.”  - Yeelen, CEO Klippa

Het subsidiegeld investeerde Klippa in research & development, uitgevoerd door het eigen team van hoogopgeleide developers en AI-specialisten. “Alles wat we doen, ontwikkelen we volledig in-house,” legt Yeelen uit. “Ons product is onze kern, dus we houden het altijd onder eigen controle. Dat maakt het verschil, maar het betekent ook dat je werkt met zeldzame en dure mensen. Subsidies maken het mogelijk om deze investeringen te doen.” 

Menselijk handelen nadoen

Eerst eens over die administratieve processen. “Onze software bootst ‘menselijk handelen’ na met gebruik van kunstmatige intelligentie. Het controleert en rekent of de facturen kloppen. Of de bankrekening overeenkomt. Wat er naar de belastingdienst moet. Of een bedrijf geregistreerd staat bij de Kamer van Koophandel. Of de identiteitsdocumenten akkoord zijn. En alles wat er verder bij komt kijken om administratie voor bedrijven te automatiseren,” vertelt Yeelen.

Hij gaat verder: “Voor een beetje onderneming gaat het om tienduizenden documenten en handelingen per jaar. Ondernemers willen hier eigenlijk niet mee bezig zijn. Die willen doen waar ze goed in zijn. Als bedrijven te veel tijd en energie kwijt zijn aan administratief werk verzwakt dat bovendien hun concurrentiepositie. Onze software ondersteunt ondernemers. Dat krijgt extra waarde in deze tijd van personeelstekorten.”

Ingewikkelde factuurstromen

Vooral ingewikkelde factuurstromen zijn een stevig pijnpunt binnen de administratieve processen van grote bedrijven. “Voor kleinere bedrijven is een factuur vaak simpel: een datum, totaalbedrag, btw en verkoper,” legt Yeelen uit. “Maar bij grotere organisaties ligt dat anders. Denk aan een factuur met honderden product regels die verdeeld moeten worden over verschillende projecten of kostenposten. Dat is niet alleen enorm tijdrovend, maar ook foutgevoelig.”

“Onze software herkent automatisch alle regels op een factuur en verwerkt ze op de juiste manier,” vertelt Yeelen.

Dankzij de VIA-subsidie heeft Klippa deze uitdaging in documentautomatisering weten te tackelen. “Onze software herkent automatisch alle regels op een factuur en verwerkt ze op de juiste manier,” vertelt Yeelen. Het gevolg is enorm: processen die eerder uren of zelfs dagen in beslag namen, worden nu in enkele minuten afgehandeld. En niet onbelangrijk, het gebeurt nauwkeurig. “Neem bijvoorbeeld bouwbedrijven of logistieke ondernemingen – die verwerken soms tienduizenden van zulke facturen per maand. Dat is een schaal die zonder automatisering nauwelijks te behappen is. Onze software brengt daar niet alleen efficiëntie in, maar zorgt er ook voor dat bedrijven op grote schaal probleemloos kunnen opereren.”

Waarom zes weken wachten?

Hoewel Klippa’s oorsprong ligt in de financiële hoek van boekhouding, was de stap naar lening- en hypotheekaanvragen een logische. Immers, ook daar speelt identiteitscontrole een belangrijke rol, die met behulp van AI en software te digitaliseren valt. “Wat je nu ziet, is dat mensen die een aanvraag doen alles netjes indienen en vervolgens zes weken moeten wachten,” legt Yeelen uit. “Maar die zes weken is niet omdat er continu iemand mee bezig is. Het is vooral wachttijd, totdat iemand eindelijk begint met het handmatig controleren van al die documenten. Dat kan veel efficiënter.”

Dankzij een tweede VIA-subsidie werd dit concept werkelijkheid en bouwde Klippa een systeem dat lening- en hypotheekaanvragen digitaal verwerkt. - Yeelen, CEO Klippa

Met ondersteuning van een MIT-subsidie onderzocht Klippa de haalbaarheid van het automatiseren van deze processen. Het idee was simpel: gegevens uit documenten zoals paspoorten, loonstroken en werkgeversverklaringen automatisch analyseren en vergelijken. Dankzij een tweede VIA-subsidie werd dit concept werkelijkheid en bouwde Klippa een systeem dat lening- en hypotheekaanvragen digitaal verwerkt. “Onze software controleert automatisch of de naam op het paspoort overeenkomt met het contract, of het salaris op de loonstrook klopt met de werkgeversverklaring,” vertelt Yeelen. “Een aanvraag is hierdoor in plaats van weken binnen enkele minuten afgehandeld.”

Kwestie van noodzaak

De adoptie van al deze technologie verloopt geleidelijk. “Het is niet zo dat je binnen een jaar honderd banken als klant hebt,” zegt Yeelen met een lach. “Het begint vaak met de meer innovatieve, digitale spelers. Niet de allergrootste banken, maar kleinere partijen in bijvoorbeeld leaseconstructies of microkredieten. Vanuit daar groeit het langzaam door naar grotere organisaties, tot uiteindelijk ook de gevestigde namen in de sector aansluiten.”

Deze stapsgewijze groei komt deels doordat nieuwe technologie tijd nodig heeft om vertrouwen te winnen. “Er moet altijd een eerste klant zijn die erin gelooft en het aandurft,” zegt Yeelen. “Maar zodra de technologie zichzelf bewijst, zie je dat anderen vanzelf volgen. Als ze zien dat iets werkt, willen ze uiteindelijk mee.” En dat is niet alleen een kwestie van efficiëntie, maar ook van noodzaak. “Er zijn simpelweg niet genoeg mensen beschikbaar om al deze controles handmatig te blijven doen.”

Innovatie met een wij-gevoel

Ondanks al dat succes, zal Klippa de thuisbasis Groningen nooit inruilen. Die keuze is niet alleen gebaseerd op roots, maar ook op kansen. “De Rijksuniversiteit Groningen (RUG) en andere onderwijsinstellingen trekken veel studenten aan, waardoor ongeveer een derde van de inwoners onder de 25 is,” legt Yeelen uit. “Dat jonge profiel maakt het een ideale regio voor moderne innovaties zoals software, AI en e-commerce.” Daarnaast groeit het digitale ecosysteem in Groningen snel. “Steeds meer bedrijven werken in dezelfde richting, waardoor kennisdeling makkelijker wordt. Het zogenaamde ‘giving-forward’-principe zorgt ervoor dat als één bedrijf succesvol is, anderen dat ook kunnen worden. Zo versterken we elkaar.”

Klippa draagt actief bij aan dit ecosysteem door kennis te delen. De oprichters geven gastcolleges aan universiteiten en hogescholen en spreken op evenementen voor startups. Zo wil Klippa niet alleen groeien, maar ook bijdragen aan een bruisend, innovatief Noord-Nederland. “Iedereen die succesvol is, heeft ooit hulp gehad,” zegt Yeelen. “Wij ook. Dat willen we doorgeven.”

Dit project is mede mogelijk gemaakt door Europese subsidie uit het EFRO-Programma (Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling). Ben je mkb’er in Drenthe of Fryslân en heb je een innovatief product, dienst of proces voor ogen dat nieuw is voor de wereld maar ook bijdraagt aan een circulair, duurzaam, digitaal en/of gezond Noord-Nederland? En wil je dit idee eerst onderzoeken en testen voordat je het op de markt brengt? Dan is de VIA-subsidie (Versneller Innovatieve Ambities) iets voor jou!